פקודת משטרה 03.04.02 - עריכת מכתבים ואיסור שימוש בתואר אקדמי לא מוכר במשטרת ישראל 1

בפקודת המטא"ר הזו -

א. לקבוע ולהסדיר את הכללים לכתיבת מכתב משטרתי כמפורט בפקודה זו.

ב. להוסיף ולהשלים את הכללים המפורטים בפקודת המטא"ר 03.05.02 "מסמך שנעשה במשטרה - קביעת סוג ביטחון, סוג אמון והכללים לשמירה על סודיות תוכן המסמך".

ג. קביעת איסור על שימוש בתואר אקדמי לא מוכר במסגרת העבודה במשטרת ישראל.

א. שוטר יציין בכל מכתב את התאריך העברי במלואו: יום, חודש ושנה שימוקם מעל לכותרת המכתב, בצד השמאלי.

ב. התאריך הלועזי יצוין נוסף על התאריך העברי.

ג. סמל המשטרה וסמל יחידה, הרשמי אם ישנו - ימוקמו בראש העמוד.

ד. בכל מכתב תצוין רמת סיווגו (בלמ"ס, שמור, סודי, סודי ביותר) בראש כל עמוד באמצע באופן בולט וברור.

ה. מכותבים לפעולה יצוינו מעל קו ומכותבים לידיעה יצוינו מתחת לקו.

ו. הנדון - מטרת ונושא המכתב יודגשו בקו תחתון.

ז. מתחת לנדון יצוינו הסימוכין שאליהם מתייחס המסמך, אם התקבלה פנייה אשר המכתב המשטרתי מהווה התייחסות לה.

ח. צורת הפנייה - כל מכתב המופנה לגורם מן הציבור, ייפתח במילים: "לכבוד גברת נכבדה/אדון נכבד..." ואז "שלום רב" או רק "שלום רב", וכאשר לא ידוע מין הפונה, "א.ג.נ." או "לכל מאן דבעי". מכתב המופנה לגורם מן הציבור יסתיים במילים "בכבוד רב". התכתבות בתוך ובין יחידות במשטרה ומול משרדי ממשלה, תיפתח במילה: "אל" (הנמען) ותסתיים במילה: "בברכה".

ט. כתובת לרבות כתובת מייל של הפונה (אם קיימת) ימוקמו מתחת למשפט "לכבוד מר/גברת...".

י. יש לכלול בכל מכתב פרטי התקשרות עם היחידה שאליה משתייך השוטר החתום על המכתב כגון: טלפון, פקס ואם יש גם כתובת דואר אלקטרוני חיצונית וזאת למעט תכתובת דואר אלקטרוני פנים משטרתית.

יא. מענה לאזרח ולכל גוף חיצוני אחר, יינתן באמצעות העברת קובץ מצורף של מכתב שעונה על כל הכללים. כאשר הפנייה למשטרה נעשית בדואר אלקטרוני, המענה אף הוא יישלח בדואר אלקטרוני אלא אם כן הפונה ביקש אחרת או שקיימת בדין הוראה אחרת לעניין המצאת מסמך.

יב. לוח תפוצה - ניתן לכלול בסוף המסמך לוח תפוצה כאשר מספר המכותבים גדול.

יג. מכתב שתוכנו שלילי והנוגע לעניינים אישיים של שוטר - אין לסיימו במילה: "בברכה".

א. התקבלה פנייה מגורם כלשהו להתייחסות של משטרת ישראל, על השוטר שעליו מוטל לטפל בנושא, למסור לפונה מענה ביניים ובו אישור על קבלת פנייתו, בתוך 14 ימים ממועד קבלתה וזאת באין הוראה אחרת בחוק או בפקודה אחרת של המשטרה.

ב. למען הסר ספק, אין בהוראת סעיף 4א. כדי לפגוע בזמנים המוקנים למתן מענה על פי חוק חופש המידע, התשנ"ח-1998, חוק לתיקון סדרי מינהל (החלטות והנמקות), התשי"ט-1958, או כל חוק אחר או לפי הוראות כל דין.

ג. הייתה הפנייה בתחום סמכותו של גורם מקצועי אחר במשטרה, או בתחום סמכותו של משרד ממשלתי אחר, או של גוף ממלכתי או מוניציפלי - עירוני (רשות מקומית, אזורית או עירייה), מקבל הפנייה יעבירה ישירות לטיפול הגורם הרלוונטי ויעדכן בכתב את הפונה בדבר ההעברה, זהות האדם או שם היחידה שאליהם הועברה הפנייה ודרכי יצירת קשר עימו וזאת בתוך 14 ימים לכל המאוחר, ממועד קבלתה.

ד. אם הפנייה אינה בתחום סמכותו של גוף ממלכתי או מוניציפלי (כגון מוסדות ציבור שונים או מפעל פרטי), תוחזר הפנייה לפונה ויוסבר לו, במידת האפשר, אל מי עליו לפנות.

ה. גוף המכתב - יש לפרט את נושא המכתב, תיאור המקרה או תיאור הבקשה והמענה בהתאם.

ו. במקרה של מענה שתוצאתו סירוב לבקשה, תפורט הסיבה לסירוב או עילת הסירוב, אם ישנה עילה מוכרת בדין.

ז. על מכתב שהתקבל מחוץ לארץ ושפתו לועזית, רצוי להשיב בשפה שבה נכתב או בשפה האנגלית ככל שהדבר אפשרי ואין בו משום השתת נטל בלתי סביר על היחידה או על השוטר. על מכתב שהתקבל מן הארץ בשפה זרה שאינה אנגלית יש לענות בעברית. ככל שניתן, רצוי לצרף לתשובה תרגום לשפת הפנייה או לאנגלית בסייגים המפורטים לעיל.

ח. יש להימנע משימוש בראשי תיבות וקיצורים בעת מענה לאזרח. אם נעשה שימוש בראשי תיבות או קיצורים, יש לפרט הפירוש בצידם.

ט. בעת מענה לאזרח, יש להשתמש בשפה ממלכתית, אדיבה, עניינית ובהירה. אין להביע דעה אישית ולא להשיא עצות אישיות.

א. מכתב שנכתב על ידי שוטר יכלול את חתימת כותב המכתב, תוארו, תפקידו הרשמי ודרגתו של כותב המכתב.

ב. האמור יחול גם במקרה של כתיבת מייל או תשדורת אלקטרונית אחרת כדוגמת מייל וזאת פרט למענים מקוונים אחרים באינטרנט, שם לא תהא חובה על שוטר לצרף או להציג את חתימתו הסרוקה על גבי המכתב או התשדורת כאמור.

ג. היה השוטר בעל תואר אקדמי לא מוכר, לא יציין השוטר את קיומו של התואר האמור על גבי המכתב, ולא יציג את עצמו כבעל תואר כאמור במסגרת מילוי תפקידו במשטרה. לעניין פקודה זו: ''תואר אקדמי לא מוכר'' - תואר אשר לא הוכר על ידי חוק המועצה להשכלה גבוהה, התשי"ח-1958, או לפי הוראות כל דין, לרבות תואר שלא הוכר על ידי הגורמים הרשמיים המוסמכים במדינת ישראל ובכללם - הגף להערכת תארים אקדמיים מחו"ל במשרד החינוך או כל גורם אחר .

א. כללי עריכת מכתב משטרתי לא יחולו על מידע ומענים הנמסרים על ידי המשטרה לכלי התקשורת או ברשתות החברתיות באמצעות דוברות המשטרה, על הודעות מובנות שנשלחות במסגרת טיפול באירוע באמצעות מוקדי 100 ו–110 של המשטרה ועל מענה במכתבים מובנים לפניות במפנ"א (מרכז פניות נהגים ארצי) באמצעות דואר ובאופן מקוון.

ב. הכללים האמורים בפקודה זו לא יחולו על התייעצויות, תכתובות פנימיות, וכן חילופי התכתבויות שנועדו לצורך גיבוש מענה.

א. מסמך משטרתי ייכתב בגופן בגודל 12, סגנון כתיבה "David ", ברווח של שורה וחצי בין השורות.

ב. מסמך משטרתי יכלול ספרור מתאים, ראשי פרקים, סעיפים ותתי–סעיפים כפי שמופיעים בתבנית המפורטת בפקודת המטא"ר 01.02.01 "עבודת המטה לגיבוש ולפרסום נהלים".

האחראי לקיום הכללים לעריכת מכתב משטרתי המפורטים בפקודה זו הוא השוטר החתום על המכתב.

פקודת המטא"ר 03.04.02 - "עריכת מכתבים במשטרת ישראל" - שפורסמה ביום 08.08.2021 - בטלה.