תקנות הארכיונים (ביעור חומר ארכיוני במוסדות המדינה וברשויות המקומיות) (תיקון מס' 2), תשפ"ב-2022
סעיף 12(א) לחוק הארכיונים, התשט"ו-1955 (להלן – חוק הארכיונים) קובע איסור על ביעור חומר ארכיוני במוסד ממוסדות המדינה או ברשות מקומית שלא בהתאם לתקנות. תקנות הארכיונים (ביעור חומר ארכיוני במוסדות המדינה וברשויות המקומיות), תשמ"ו-1986 (להלן – תקנות הביעור) קובעות את סדרי ביעורו של חומר ארכיוני מסוים.
בהתאם לקבוע בתקנות לא ניתן, ככלל, לבער חומר ארכיוני שתקופת החזקתו הקבועה בתקנות היא לצמיתות.
חומר שנועד להישמר לצמיתות אמור להיות מופקד בארכיון המדינה למען הדורות הבאים וזאת בהתאם לסעיף 4(א) לחוק הארכיונים. על חומר זה להיות מופקד באופן שבו נוצר, כלומר בתצורה המקורית שלו.
בשנת 2008 תוקנו תקנות הביעור באופן שמאפשר סריקת חומר ארכיוני מסוג "תעודות שגרתיות" (=חומר ארכיוני המפורט בתוספת הראשונה ואשר נקבעו לו תקופות שמירה שאחריהן ניתן לבערו), על מנת להתיר את ביעורו טרם חלוף תקופת השמירה. מטרת התיקון היתה לחסוך במשאבים הנדרשים לשמירה לשנים של חומרים ארכיונים מסוגים מסוימים ולאפשר את שמירתם כהעתקים סרוקים בלבד, בהתקיים תנאים מסוימים.
ארכיון המדינה נוכח לדעת כי במקרים מסוימים, יש להתיר גם את סריקתם של חומרים ארכיונים המיועדים לשמירה לצמיתות: בחומרים ארכיונים רבים הנשמרים לצמיתות, יש חשיבות גם לנייר עליו נכתבו או הודפסו, להערות שנרשמו על גבם בכתב יד, לצבע העט ואף לחריטות ובליטות שאלו יצרו על הנייר עצמו. לכל אלה עשויה להיות חשיבות מחקרית אשר תאבד אם המקור הניירי לא יישמר. עם זאת ישנם לא מעט סוגי מסמכים אשר חשיבותם היא רק בתוכן שלהם ואין משמעות לנייר עליו הם כתובים או מודפסים. הדבר נכון בעיקר לגבי מסמכים חדשים יותר שלרוב מודפסים ממדפסות. אם בזמן חקיקת חוק הארכיונים, החומרים הארכיונים נכתבו בכתב יד או במכונת כתיבה, כיום מרבית החומרים הארכיונאים נוצרו באמצעים דיגיטליים. רבים מהמוסדות מאפשרים הגשת מסמכים באמצעות מערכות ייעודיות, ו/או מצרפים לתיק הדיגיטלי חומרים שהגיעו אליהם. יחד עם זאת לא פעם מוסדות המדינה מדפיסים חומרים דיגיטליים ומתייקים אותם בתיק ניירי, כך שכיום הרבה מהתיקים הנייריים מכילים חומרים שנוצרו ונשמרו גם באופן דיגיטלי וכן להיפך. כך שלמרות המעבר לאמצעים דיגיטליים לא פעם התיקים הנייריים גדולים מאוד ואינם מכילים רק חומרים מקוריים, אלא חומרים נייריים מקוריים – כלומר שנוצרו על גבי נייר יחד עם חומרים שנוצרו דיגיטלית והודפסו על נייר.
המוטיבציה המקורית לשמור חומרים ארכיונים לצמיתות בתצורתו הניירית המקורית נובעת מההבנה שאין לנייר תחליף מהימן.
אולם הקידמה הביאה אותנו לסמוך על קבילות ארכיונית של מסמכים סרוקים, זאת בהסתמך על מערכות מסוימות המכילות בין היתר: חתימה דיגיטלית, איכות סריקה גבוהה, בקרת איכות אמינה וניהול תוצרי הסריקה במערכת מאושרת.
יתרונות שמירת חומרים המיועדים לשמירה לצמיתות כהעתק סרוק:
1. מתן האפשרות לסרוק חומרים המיועדים לשמירה לצמיתות תביא לחיסכון כספי ציבור לנוכח עלויות האחסון הגבוהות הכרוכות בשמירה של חומר ניירי.
2. חומר סרוק יאפשר לבצע עליו OCR – תהליך שיביא לשיפור אפשרויות החיפוש בחומר ובכך להגברת שקיפות המידע מול הציבור.
3. חשש מאיבוד המידע – אמנם קיים חשש שהחומר הדיגיטלי לא יישמר לצמיתות, נוכח תקלות בתהליך, תקלות בשמירת המידע, תקיפות סייבר וכול'. מדובר בסכנה אמיתית, אך לצד זאת גם שמירת החומר הניירי אינה מבטיחה ב-100% כי החומר לא ייפגע. לנוכח מצוקת מקום בארכיון המדינה, שמור חלק מהחומר המיועד לשמירה לצמיתות במגנזות פרטיות וקיים חשש שמא ייפגעו משריפות ומהצפות. גם בארכיון המדינה בהם תנאי השמירה מיטביים, אין הגנה של 100% על החומר. לחומר הפיזי אין גיבוי בעוד שלחומר הדיגיטלי אמור, בתהליך נכון, להיות גיבוי.
4. אם ללמוד מן ההווה על העבר, הרי שכעת החומר נוצר רק באופן דיגיטלי, ואין ארכיון המדינה מחייב את מוסדות המדינה להדפיס בעותק קשיח את חומריו לקראת הפקדתם בארכיון. באופן זה נשמר בארכיון רק חומר דיגיטלי, ולשם כך נערך הארכיון. מאחר שכך, ניתן גם, במקרים המתאימים, לשמור רק את העותק הדיגיטלי של חומר ישן שמקורו פיזי.
לנוכח כל האמור לעיל שמירת המקור הניירי לצמיתות במקרים מסוימים, היא מיותרת ואין בה ערך מוסף. בנוסף, היא מטילה נטל משאבי כבד על המוסד המפקיד המחזיק בחומר עד להפקדתו ועל ארכיון המדינה אשר נזקק לשטחי אחסון גדולים.
על כן מוצע, כי בהתקיים תנאים מסוימים אותם יקבע הגנז, ורק לגבי חומר ארכיוני שאין ערך בשמירת המקור דווקא, ולאחר התייעצות במועצת הארכיונים העליונה, לגבי החומר שבנדון, יותר ביעורו של המקור הניירי לאחר סריקתו בהתאם לכללים שבתקנות הביעור.
טיוטת תקנות מטעם משרד ראש הממשלה:
|
|
|
בתוקף הסמכות לפי סעיפים 12(א) ו-18(א) לחוק הארכיונים, התשט"ו-1955[1] (להלן – החוק), שהועברה אלי[2] ולאחר התייעצות עם מועצת הארכיונים העליונה לפי סעיף 18(ג) לחוק, אני מתקין תקנות אלה: |
|
|
|
|
|
תיקון תקנה 14א |
1. |
בתקנות הארכיונים (ביעור חומר ארכיוני במוסדות המדינה וברשויות המקומיות), התשמ"ו-[3]1986, בהגדרת "חומר ארכיוני" שבתקנה 14א יימחקו המילים "למעט חומר ארכיוני אשר תקופת החזקתו הקבועה בהנחיות היא לצמיתות". |
|
|
|
|
|
הוספת תקנות 14ד ו-14ה |
2. |
אחרי תקנה 14ג יבוא: |
|
|
|
"14ד. על אף האמור בתקנה 14ב, חומר ארכיוני אשר תקופת החזקתו הקבועה בהנחיות היא לצמיתות, ייסרק בהתאם לקבוע בתקנה 14ב רק לאחר שאישר הגנז למוסד, לאחר התייעצות עם המועצה, כי שמירתו של החומר הארכיוני לצמיתות אפשרית גם בהעתק סרוק שלו, ובתנאים שיקבע הגנז. 14ה. המוסד יפקיד בארכיון המדינה העתק סרוק של חומר ארכיוני שבוער כאמור בתקנה 14ד, לצורך שמירתו לצמיתות, וזאת כפי שהיה מפקידו לולא היה נסרק. על אף האמור בתקנה 14ג רשאי מוסד המדינה לבער את ההעתק הסרוק השמור אצלו לאחר הפקדתו בארכיון המדינה." |
___ ב________ התש_______ (___ ב________ ____20)
[תאריך עברי] ([תאריך לועזי])
(חמ _____-3)
__________________[חתימה]
נפתלי בנט
ראש הממשלה
דברי הסבר
תקנה 14א היא תקנת ההגדרות של פרק שלישי1. הגדרת "חומר ארכיוני" תתוקן כך שיימחקו ממנה המילים "למעט חומר ארכיוני אשר תקופת החזקתו הקבועה בהנחיות היא לצמיתות" וזאת על מנת להחיל את הוראות הפרק גם על חומר ארכיוני שתקופת החזקתו היא לצמיתות.
תקנה 14ב מאפשרת לבער חומר ארכיוני לאחר שנסרק בהתאם להוראות שבו. על כן, תוסף תקנה 14ד המסייגת את ביעורו לאחר סריקה של חומר ארכיוני אשר תקופת החזקתו הקבועה בהנחיות היא לצמיתות, וקובעת כי חומר שכזה ייסרק בהתאם לקבוע בתקנה 14ב רק לאחר אישור הגנז כי שמירתו של החומר הארכיוני לצמיתות אפשרית גם בהעתק סרוק שלו , וזאת לאחר שהתייעץ עם מועצת הארכיונים העליונה. כמו כן מוצע כי הביעור לאחר סריקה של חומר צמיתותי יהיה כפוף לתנאים שיקבע הגנז.
תקנה 14ג קובעת שהמוסד שסרק חומר ארכיוני וביער אותו לפי הוראות פרק זה, צריך לשמור את ההעתק הסרוק למשך תקופת האחזקה הקבועה בתוספת הראשונה לתקנות או בהנחיות. כלומר, ההעתק הסרוק יישמר למשך הזמן הקבוע ולאחר מכן ניתן לבערו.
על כן מוצע להוסיף תקנה 14ה אשר לפיה על המוסד להפקיד בארכיון המדינה את ההעתק הסרוק של החומר הארכיוני הצמיתותי אשר מקורו הניירי בוער כאמור בתקנה 14ד, לצורך שמירתו לצמיתות. הפקדת ההעתק הסרוק תהיה כפי שהיה מפקיד את המקור הניירי לולא נסרק.