טיוטת תקנות

 

א. שם התקנות המוצעות

תקנות הנוטריונים (אישור נוטריוני אלקטרוני ותיקונים נוספים), התש"ף- 2020

 

 

ב. מטרת התקנות המוצעות והצורך בהן

מטרת תיקון זה היא להתאים את השירות הנוטריוני לעידן הדיגיטלי, באופן שיאפשר לנוטריון לערוך אישור נוטריוניים דיגיטליים, שהשימוש בהם הולך וגובר ונעשה שכיח ביותר. מובן, כי כל החובות המהותיות המוטלות על הנוטריון בעת עריכת האישור הנוטריוני, ובכלל זאת זיהוי החותם, בירור כשרותו המשפטית וכיו"ב, חלות גם בעריכת אישור האלקטרוני.

המתווה המוצע גובש בהתאם לאפשרויות הקיימות בחוק חתימה אלקטרונית, התשס"א – 2001 ותוך כדי כך שימור ייחודו של האישור הנוטריוני.

מטרה נוספת של התיקון היא להרחיב את השימוש בטכנולוגיות במסגרת הקשר עם הציבור ולהפוך את השירותים הניתנים לציבור לשירותים לדיגיטליים. זאת, כדי לשפר את השירות הניתן לציבור ולייעל אותו. מטרות אלה עולות בקנה אחד עם מדיניות הממשלה בנושא (למשל, החלטה מס' 1046 מיום 15.12.2013).

 

נוסף על האמור, הנוסח המוצע כולל מספר תיקונים בקשר לעבודת הנוטריון.

 

ג. להלן נוסח טיוטת התקנות המוצעות:

 

טיוטת תקנות מטעם משרד המשפטים:

טיוטת תקנות הנוטריונים (אישור נוטריוני אלקטרוני ותיקונים נוספים), התש"ף- 2020

 

 

___________ התש"ף

(__________ 2020)

 (חמ 1413-3)

 

__________________

אבי ניסנקורן

שר המשפטים

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

דברי הסבר

מטרת תיקון זה היא להתאים את השירות הנוטריוני לעידן הדיגיטלי, באופן שיאפשר לנוטריון לערוך אישור נוטריוניים דיגיטליים, שהשימוש בהם הולך וגובר ונעשה שכיח ביותר. מובן, כי כל החובות המהותיות המוטלות על הנוטריון בעת עריכת האישור הנוטריוני, ובכלל זאת זיהוי החותם, בירור כשרותו המשפטית וכיו"ב, חלות גם בעריכת אישור האלקטרוני.

המתווה המוצע גובש בהתאם לאפשרויות הקיימות בחוק חתימה אלקטרונית, התשס"א – 2001 ותוך כדי כך שימור ייחודו של האישור הנוטריוני.

מטרה נוספת של התיקון היא להרחיב את השימוש בטכנולוגיות במסגרת הקשר עם הציבור ולהפוך את השירותים הניתנים לציבור לשירותים לדיגיטליים. זאת, כדי לשפר את השירות הניתן לציבור ולייעל אותו. מטרות אלה עולות בקנה אחד עם מדיניות הממשלה בנושא (למשל, החלטה מס' 1046 מיום 15.12.2013[7]).

נוסף על האמור, הנוסח המוצע כולל מספר תיקונים בקשר לעבודת הנוטריון.

 

הרקע לתיקון הוא הליך טיוב הרגולציה בנושא רישוי נוטריונים, שנערך בשנים 2017 - 2018 וכלל שיח עם בעלי עניין (גורמים להם יש ממשק עם העיסוק הנוטריוני, לרבות פרסום קול קורא וקיום שולחן עגול). מסקנות ההליך הוצגו בדו"ח שהוגש בחודש מרץ 2018. טיוטת התקנות נוסחה בהמשך לדו"ח האמור ובתיאום עם הגורמים המקצועיים הרלבנטיים ובמסגרת זו עם היחידה לרישוי נוטריונים, ועדת הרישיונות הפועלת מכוח החוק ועוד.

 

להלן עיקרי התיקונים המוצעים:

הסדרת עריכת אישורים נוטריוניים באופן דיגיטלי (תיקון תקנה 9, הוספת תקנה 19א, תיקון תקנה 24) –

הוספת תקנה 19א – התקנה נועדה להסדיר עריכת אישורים נוטריוניים באופן דיגיטלי. הסדר זה יחול במקביל להסדר הקיים, כך שהאמצעים הפיזיים לעריכת מסמך נוטריוני יוחלפו באמצעים דיגיטליים, אשר יספקו מענה שלם לייחודו של האישור הנוטריוני בעולם הדיגיטלי. יודגש, ההסדר הפיזי הקיים ימשיך לעמוד בתוקפו, והחובות המהותיות המוטלות על הנוטריון ביחס לעריכת המסמך הנוטריוני (כגון בירור הכשרות המשפטית וחופשיות הרצון) יחולו גם ביחס למסמך שנערך באופן אלקטרוני. ניתן יהיה לבחור בין עריכת מסמך נוטריוני באופן פיזי או באופן דיגיטלי, וביחס לכל אחד מהם יחול הסדר עצמאי שלם.

כלומר, תהליך הכנת אישור מסמך נוטריוני יכלול את הכנת המסמך (לדוגמא, אישור תרגום) כקובץ דיגיטלי, והחתימה עליו תיעשה באמצעות חתימה אלקטרונית במקום חתימה פיזית. במקרה של מסמך נוטריוני הכרוך בחתימתו של לקוח, הלקוח יוכל לחתום בחתימה פיזית על גבי נייר, כך שהנייר עליו חתם הלקוח ייסרק, והקובץ של המסמך הסרוק יצורף לאישור הנוטריוני ולנספחים וכל המסמכים יחד ייחתמו בחתימה נוטריונית אלקטרונית כקובץ אחד. באופן דומה, במקרה בו נדרש אישור נוטריוני של קובץ שנחתם דיגיטלית (בין אם מדובר בקובץ שנערך במקור באופן דיגיטלי ובין אם מדובר במסמך שנחתם אלקטרונית על ידי הלקוח, בפני הנוטריון), אותו הקובץ יצורף לאישור הנוטריוני והם ייחתמו יחד ע"י חתימת הנוטריון האלקטרונית.

 יובהר, כי אין בהסדר כדי לפטור את הנוטריון מחובת המפגש הפרונטלי עם חותם המסמך.

אישור נוטריוני בא להבטיח את מהימנותו של מסמך, כך שבקרב הציבור תהא ודאות כי המסמך נערך במועד מסוים, וכי לא נערך בו כל שינוי לאחר מועד עריכתו. מכאן גם מעמדו של האישור הנוטריוני כתעודה ציבורית (סעיף 29 לפקודת הראיות) וכראיה מספקת בהליך משפטי (סעיף 19 לחוק הנוטריונים).

הכלים הפיזיים המגשימים תכלית זו הם דרישות צורניות שונות: מידות המסמך, מספור הנספחים לו וראשי תיבות עליהם, חתימת הנוטריון, קשירת האישור הנוטריוני בסרט ובתו אדום וחותם. הכלים הדיגיטליים המוצעים לצורך הגשמת התכלית האמורה הם, בראש ובראשונה, חתימה אלקטרונית מאושרת, אשר מבטיחה את היותו של המסר אותנטי, שלם וכזה שלא ניתן לערוך בו שינוי לאחר מועד עריכתו. בנוסף, מוצע לקבוע מידות ודרישות צורניות שונות וכן הסדר בדבר "נראות" המסמך שנועד להחליף את חותם הנוטריון ואת התו האדום: חותם אלקטרוני של הנוטריון בשחור על רקע תו אדום ובצורה גרפית המפורטת בתוספת השלישית. שילוב החתימה האלקטרונית המאושרת עם המאפיינים הצורניים שנקבעו בהסדר הדיגיטלי המוצע יקלו על הציבור לזהות את המסמך כמסמך נוטריוני.

הטבלה הבאה מדגימה את ההקבלות בין ההסדר הפיזי הקיים לזה האלקטרוני המוצע:

 

תקנת משנה 19א(ד) –לאור מעמדו המשפטי המיוחד של האישור הנוטריוני ולאור החשיבות הטמונה בשמירה על שלמות האישור הנוטריוני – בין זה פיזי ובין זה האלקטרוני – מוצע לקבוע במפורש כי פלט של אישור נוטריוני דיגיטלי אינו מהווה מקור, שכן הוא פוגם בשלמות האישור. בהתאם, מוצע לקבוע כי תקנות אלו ייכנסו לתוקפן עם ביטולו של סעיף 6 האמור.

תיקון תקנה 9 – תקנה 9 קובעת כי נוסח אישור נוטריוני יהיה על פי נוסח הטפסים הקבועים בתוספת השנייה. מוצע להתאים את הטפסים שבתוספת לתקנות לאפשרות לעריכת מסמך נוטריוני אלקטרוני. כך, בכל מקום שבו נדרשת חתימת יד וחותם, ייכתב במפורש בטופס כי מדובר בחתימה אלקטרונית מאושרת ובחותם אלקטרוני. בנוסף, התיקון נותן מענה לצורך לסמן מסמכים או נספחים אלקטרוניים שלא ניתן לסמנם באות או במספר, כך שבאישור הנוטריוני האלקטרוני הנוטריון יתאר את המסמך או הנספח באופן מילולי.

תיקון תקנה 24 – כיום, קובעת התקנה כי על הנוטריון לנהל כרטסת בה תתועד כל פעולה שלו – מהותה, מועד עשייתה ומספרו הסידורי של האישור הנוטריוני. כדי להבטיח שכרטסת הנוטריון תשקף נאמנה את כלל פעולותיו, הן הפיזיות הן הדיגיטליות, ועל מנת לשמור על רצף המיספור של האישורים הנוטריוניים כולם, מוצע לקבוע כי כחלק מתיעוד האישורים הנוטריוניים האלקטרוניים, יציין הנוטריון בכרטסת באופן מפורש גם את עובדת היותו של אישור אלקטרוני.

 

שיפור ההסדרים הנוגעים לעבודת הנוטריון:

עריכת אישור נוטריוני עבור לקוח מאושפז או מרותק למיטתו (תיקון תקנה 4(ה), תיקון התוספת הראשונה) – על פי הקבוע כיום בתקנה 4(ה), כאשר הלקוח מאושפז בבית חולים או "מרותק למיטתו", על הנוטריון לקבל תעודה רפואית המעידה על כשרותו של הלקוח לבצע את הפעולה המשפטית נשוא האישור הנוטריוני. בשל הנוסח הדווקני של התקנה, בפסיקת בתי המשפט הורחבה החובה לקבל תעודה רפואית גם למצבים שבהם כשירותו המשפטית של הלקוח לא נפגעה כתוצאה מהיותו מרותק למיטה. על כן, מוצע לקבוע הסדר שלפיו מקום שבו מתעורר ספק אצל הנוטריון לגבי כושרו המשפטי של הלקוח לבצע את הפעולה, יבקש מן הלקוח אישור רפואי על כך שהוא בעל הבנה ואחראי למעשיו. בכל מקרה, על הנוטריון להשתכנע בכך שהלקוח מבין את משמעות הפעולה הנוטריונית המסוימת ואת תוצאותיה, שאם לא כן, לא יתן את האישור, וזאת בהתאם לתקנה 4(ד). כאשר מדובר בלקוח שהוא אדם עם מוגבלות, על הנוטריון לוודא כי בהינתן ההתאמות הנדרשות הלקוח מבין את משמעות הפעולה הנוטריונית המסוימת ואת תוצאותיה.

 

     עשיית צוואה בפני נוטריון (תיקון תקנה 23) – התיקונים המוצעים לתקנה 23 כוללים הסדרה מעשית יותר של האפשרות של נוטריון להפקיד צוואה שערך הנוטריון, וזאת לבקשת המצווה. הצוואה ניתנת להפקדה על ידי התייצבות הנוטריון או מיופה כוחו אצל הרשם לענייני ירושה שבאזור פעולתו נעשתה הצוואה וכן באופן מקוון, ככל שהצוואה נערכה כמסמך נוטריוני אלקטרוני.

בנוסף לכך, מוצע להוסיף את תקנת משנה (ד), המתיר לנוטריון למסור את הצוואה המקורית ששמורה אצלו, במקרה בו נודע לנוטריון על מות המצווה. זאת, כדי ליישב בין הוראות סעיף 75(א) לחוק הירושה, התשכ"ה-1965 ("מי שיש בידו צוואה חייב למסרה, במקור או בהעתק מאושר, לרשם לענייני ירושה מיד לאחר שנודע לו על מות המצווה"), לבין הוראות תקנות 22 ו- 26 לתקנות הנוטריונים, לפיהן על הנוטריון לשמור את המסמכים המקוריים במשרדו ולא להוציאם משם.

 

עדכון ההוראות בדבר שמירת מסמכים (תיקון תקנה 26(ד) והוספת תקנה 26א) – כיום נדרש הנוטריון לשמור בארון מתכת את כל מסמכיו, את החותם ואת הכרטסות שעליו לנהל. נראה, כי אין הכרח דווקא בדרישה זו, שכן הצורך המהותי הוא בשמירה ראויה ובהפרדה בין מסמכי הנוטריון לבין יתר מסמכיו. מוצע אפוא לתקן את התקנות באופן שתובהר מהות הדרישה ותכליתה כאשר הן המסמכים הדיגיטליים והן המסמכים הפיזיים יישמרו בנפרד ובאופן אשר יגן עליהם מפני נזק, שינוי או שימוש בלתי מורשה ואשר יבטיח את סודיות המסמכים.

בנוסף לכך, כיום תיעוד פעולות הנוטריון נעשה באמצעות ניהול שלושה פנקסים: כרטסת, פנקס צוואות ופנקס הוצאת מסמכים והחזרתם. בהמשך לתכלית הוספת תקנה 23א, מטרת הוספת תקנה 26א לאפשר הסדר דיגיטלי לצורך תיעוד הפעולות האמורות, וזאת כחלופה לתיעוד הפיזי. על פי הנוסח המוצע, תוטל על הנוטריון חובה לתעד את הפעולות במערכת תיעוד אלקטרונית, שהכניסה אליה טעונה הזדהות הנוטריון, ואשר תהיה מאובטחת ומגובה. כמו כן, על הנוטריון לוודא שלא ייעשה, על ידו או על ידי אחר, שום שינוי בתיעוד.

יודגש, על הנוטריון לתעד באופן אחיד את פעולותיו. בידיו הברירה אם לתעד את פעילותו באופן פיזי מלא או באופן דיגיטלי מלא, כאשר בכל אחת מן האופציות יהיה על הנוטריון לתעד באופן שבחר את כלל הפעולות שביצע, הן הפיזיות הן הדיגיטליות, וזאת ברצף. חובת מיספור האישורים הנוטריונים באופן רציף תחול גם במעברים ההדדיים בין שתי החלופות של אופן תיעוד הפעולות.

 

עדכון הליך הטיפול בבקשות לרישיון נוטריון (תיקון תקנות 30 עד 32)– מוצע להתאים את נוסח ההסדר הנוגע להגשת בקשה לרישוי נוטריון באופן מקוון לפרקטיקה הנוהגת בפועל, תוך הפחתת הנטל הביורוקראטי הנדרש מן המבקש. כך, מוצע להבהיר, כי ניתן להסתפק בהגשת העתק של אישורים שונים תחת הגשת המקור.

בדומה, מוצע לוותר על דרישות תצהיר, ותחתיהן להסתפק בהסכמת המבקש לעיון במרשם הפלילי והמשמעתי, ואם וקיימים הליכים כאלה בחוץ לארץ – לדרוש המצאת הפרטים הנוגעים להם. בנוסף, חוק נוטריונים למסמכים יוצאי חוץ, התש"י-1950, הנזכר בפרט (9) לתקנות, בוטל בשנת 1976, ועל כן הרשעות משמעתיות של נוטריונים שקיבלו את רישיונם מכוחו, אינן רלבנטיות עוד, שכן לפי סעיף 2(א)(5) לחוק, ועדת הרישיונות נותנת דעתה להרשעות משמעתיות שהוטלו תוך 10 שנים לפני מתן הרישיון.

כמו כן, התיקון מטמיע את הוראות חוק המידע הפלילי ותקנת השבים, התשס"ט-2019. יצוין, כי הסמכות לעיין במרשם הפלילי והמשמעתי ולשקול את המידע הכלול בהם נתונה לוועדת הרישיונות הפועלת מכוח חוק הנוטריונים, וזאת מכוח סעיף 6 לחוק המרשם הפלילי ותקנת השבים, התשמ"א-1981 ומכוח סעיף 2 לחוק הנוטריונים, התשל"ו-1976. לאחר כניסתו לתוקף של חוק המידע הפלילי ותקנת השבים, התשס"ט-2019, הוועדה תהא מוסמכת לקבל את המידע בהתאם לסעיף 12 לחוק האמור.

הליך הענקת הרישיון כיום כולל פרסום שמות מבקשי הרישיונות וזאת מכוח סעיף 4 לחוק הנוטריונים. בתקנות נקבע כי הפרסום ימשך 30 יום ברשומות ובאמצעות הדבקת מודעות בבתי המשפט המחוזיים ובמשרדי מחוזות לשכת עורכי הדין, והכל לצורך מתן הזדמנות לציבור להגיש התנגדות. היות שלמצער בשנים האחרונות הניסיון מלמד כי לא מוגשות התנגדויות, ועל מנת להפחית את הנטל הביורוקראטי והכספי הכרוך בפרסום כאמור, מוצע להמיר את הפרסום לפרסום באתר האינטרנט של משרד המשפטים ולקצר את תקופת הפרסום ל-15 יום בלבד. תקופה זו תואמת את חובת הפרסום החלה ביחס למתן רישיון לחוקרים פרטיים.