משרדי עורכי דין רבים נתקלים בקשיים בעבודה משותפת על מסמכים, אבטחת המידע, גיבוי ושחזור ועוד. שירות "ענן מנוהל" מספק מענה לצרכים הללו, ויכול לחסוך לכם זמן וכסף על התעסקות בנושא המחשוב הארגוני. ברק למפיט, שותף וסמנכ"ל פיתוח עסקי בחברת "Exsitu", מספר על משרד עוה"ד שבזכות הענן ניצל ברגע האחרון מקריסת המחשב הראשי שלו
שירותי ענן מנוהלים מאפשרים לכם, עורכי הדין, להתחבר בכל רגע ומכל מקום לשולחן העבודה הווירטואלי האישי שלכם אשר מכיל את כלל הקבצים, המיילים והתוכנות איתם אתם עובדים (אופיס, משפטית/ליגל/עודכנית וכו'). מדובר למעשה במערכת שירותים סגורה המנוהלת באופן רוחבי ומספקת לארגון את כל שירותי הענן המתקדמים בצורה מאורגנת ומאובטחת.
שלא כמו שירותי ענן רגילים, מערכת שירותי ענן לעסקים כוללת חוות שרתים, ציוד טכנולוגי מתקדם, מערכות תוכנה שונות, תשתיות ופלטפורמות לניהול כל המידע הארגוני בפשטות, בקלות וללא סיבוכים. יתרונות נוספים שטומן בחובו הענן הם האפשרות לשתף, לסנכרן ולאחזר את המידע לו אתם זקוקים בכל רגע נתון, וכמובן שירותי גיבוי והתאוששות מאסון במידת הצורך.
חברת "Exsitu", חברה מובילה הפועלת בתחום שירותי מחשוב ענן, מעניקה שירות ענן לעסקים מכל סוג ומספקת ניהול, תמיכה אישית, ייעוץ והכוונה סביב השעון לכל נושאי המחשוב תוך התאמה לתקני אבטחת מידע מהמחמירים ביותר ורגולציות ברמה בינלאומית. החברה החלה את פעילותה ב-1992 ומאז צברה ניסיון ומומחיות רבת שנים עד שכיום היא מציעה ללקוחותיה את הפתרון המתקדם ביותר מבחינה טכנולוגית, המאפשר יעילות, סדר וחיסכון בתחום המחשוב.
חשוב לציין, כי צוות חברת Exsitu מקפיד לנטר, לגבות ולתחזק באופן מלא את השרתים בענן, באופן המאפשר לכם, עורכי הדין, להתעסק במה שחשוב באמת, ללא כל צורך להשקיע זמן יקר בנושא המחשוב הארגוני.
משרד עורכי הדין שהמריא לענן ברגע האחרון
נדגים את יתרונות הענן באמצעות סיפור של אחד מלקוחותינו. הכל התחיל יום אחד כשבמשרד עורכי הדין חגי ושות' הבינו שעבודת המשרד לוקה במספר בעיות בתחום המחשוב: ראשית, למרות היותו משרד קטן המונה מספר עובדים בלבד, בשיתוף הפעולה ביניהם בעבודה על מסמכים משפטיים העריכות היו מתבלבלות, גרסאות היו מתחלפות ביניהן, המסמכים היו מאוחסנים בכוננים שונים והעבודה השוטפת כל הזמן נתקעה בשל החשיבות הגבוהה של השמירה על רגולציה משפטית בלתי מתפשרת, הנאמנות לחיסיון המידע המשפטי ופרטיהם האישיים של הלקוחות וכן המחויבות להשגת התוצאה הטובה ביותר בכל תיק המנוהל במשרד.
בתור משרד קטן אמנם אך יוקרתי, הבינו בחגי ושות' שהם אינם יכולים להרשות לעצמם לעשות טעויות בעריכת מסמכים, מאחר שטעות אחת קטנה יכולה להכתים את המשרד בחוסר מקצועיות וסכנה כזו לא אפשרית במשרד בוטיק המשרת לקוחות ספציפיים מאוד.
בעיה שנייה שהעיבה על העבודה השוטפת הייתה הצורך בציוד טכנולוגי כמו כונני אחסון ושרתים, לצורך אחסון המידע בענן ועל מנת להבטיח את סודיותו. במשרד לא היו מוכנים לקחת סיכון וחיפשו אחר שרת מקומי.
בעיה נוספת היא שכמו הרבה עסקים אחרים, גם משרד עורכי הדין חגי ושות' התחיל להתרחב, ועם הצטרפותו של עובד חדש למשרד התחזקה ההבנה כי עבודה בלתי מקצועית תוך שיתוף קבצים במייל היא לא חכמה, לא יעילה וודאי שלא רווחית. אמנם, חלק ניכר מהקבצים הועלה לדרייב, אבל בשל חשש לפרטיות המידע, רובו נשמר על דיסקים חיצוניים.
שלב ראשון: הפגישה
בפגישה המשותפת ביננו, מטרתו של חגי הייתה ברורה: לקבל הצעת מחיר אטרקטיבית לחבילת אחסון בענן שתשרת את המשרד מבלי להתפשר על הצורך בשמירה על פרטיות וסודיות המידע, הקפדה על הרגולציה הנדרשת בתחום ואפשרויות שיתוף במידע ועבודה עם עורכי דין אחרים במשרד.
ככל שהפגישה התקדמה, הבין חגי שכלקוח בעל שרת פרטי הוא עתיד להוציא סכומי עתק מדי חודש כדי לתחזק את חוות השרתים. בדקנו יחד את הנתונים, את רמת השימוש של כל אחד מהעובדים ואת מידת הצורך בענן והגענו למסקנה שסך כל עלויות הרכישה, הרישוי, התפעול, התחזוקה וההקפדה על אבטחת המידע בשירות ענן פרטי – מגיע לסכומים לא אטרקטיביים שיצריכו השקעה יומיומית מתמשכת. לכן, חיפשנו את הדרך האולטימטיבית להבטיח את אבטחת המידע במשרד תוך עמידה ברגולציות המחמירות של תקני המשפט ומבלי לאבד מהגמישות והדינמיות באפשרויות שיתוף מידע בין העובדים במשרד, או בגישה לקבצים רצויים.
כשעברנו יחד על האפשרויות, מצאנו שענן מנוהל הוא הדרך הטובה ביותר ליהנות מכל העולמות בעלויות הרבה יותר אטרקטיביות. כך, באמצעות תשלום חודשי נמוך יחסית (כ-1,000 שקל עבור שלושה משתמשים), יכול המשרד לקבל את כל צרכי מערכות המידע שלו בענן מנוהל, מאובטח ומגובה.
המשימה: העלאה לענן
בתוך שבוע מרגע ההחלטה על מעבר לענן מנוהל למשרד עוה"ד חגי ושות', כבר עלינו לאוויר עם כל המידע בשרת מאובטח, כולל גיבויים מעודכנים ברמות שונות ולאחר חלוקה ומדרוג של הרשאות גישה לעובדים על פי דרגים, תפקידים ותחומי התמחות. אז מה עשינו?
1. העלאת המידע לענן וארגון מחדש:
* כל המידע העסקי, לרבות מסמכים משפטיים, התכתבויות עם לקוחות, הסכמים וכל פרט מידע רלוונטי - עלה לענן כשהוא מסווג ומוצפן ברמה הגבוהה ביותר וחשוף רק לעיניים הנכונות. במקום תיקיות פזורות בדרייב שלא באמת מכילות מידע חשוב, כל תיק עודכן וקיבל את רמת ההרשאה הרלוונטית.
* כלל התוכנות שנמצאו בשימוש עורכי הדין במחשבים המקומיים מופו והועברו גם הן לענן, ביניהן גם האופיס ותוכנת ניהול המשרד.
* רכשנו דומיין חדש ומקצועי עבור המשרד שילווה את עורכי הדין, כך שכל התקשורת מול הלקוחות תיעשה במקצועיות ובאופן המתאים לאופי המשרד.
2. ניהול תמיכה תחזוקה וגיבויים - כל המידע שהועלה לענן גובה ומגובה באופן אוטומטי יומיומי, בוצעו איזון וניטור עומסים לצורך ניהול המערכות בענן המנוהל, בוצעו עדכוני מערכות שוטפים והופעלו כלים לאבטחת מידע עבור אפליקציות שונות שפעלו במשרד – כל זאת בשילוב עם תמיכה מלאה 24/7 בכל רגע ולכל בעיה.
3. סטנדרטיזציה - משרדי עורכי דין מחויבים כידוע בעמידה ברגולציה המאפיינת את התחום. מרגע ההעלאה לענן המנוהל על ידי Exsitu, המשרד אוטומטית עומד בתקןISO 27001, תקן ישראלי למערכות ניהול אבטחת מידע. תקן זה מחייב את העסק לשמירה על מידע באופן מסווג תוך הקפדה על זיהוי וניהול הסיכונים הקיימים, הגדרה ברורה של תהליכי טיפול ומניעת סכנות, התמודדות עתידית עם אסונות אפשריים, הפעלת מערכות ניטור ובקרה לצורך מניעת טעויות, הגדרת יעדים לניהול אבטחת המידע וכן התאמה לדרישות החוק. התקן אף מחייב את בית העסק ליישם תהליכי שיפור העבודה באופן מתמשך ולעבור לתהליכים אפקטיביים ויעילים, תוך הענקת ביטחון ללקוחות ולבעלי העניין.
4. מגוון עצום של כלים - כל התוכנות המוצעות במסגרת הענן המנוהל הועמדו לרשות הלקוח. ארגז הכלים העצום פתח למשרד אפשרויות רבות לשיפור וייעול העבודה באמצעות שינוי הרשאות ועדכון מידע.
5. הגברת נגישות המידע וגמישותו - העלאת המידע לענן והגברת הגמישות בעבודה, מאפשרת לכל העובדים לגשת למידע לו הם מורשים מכל ממשק, בכל נקודה בעולם ובכל שעה. כך, גם אם קורה מצב שבו נדרש עורך הדין לגשת למסמך באמצע דיון משפטי - בתוך שניות ספורות הוא יקבל גישה מלאה למידע.
6. הגברת אטרקטיביות העסק - משרדי עורכי דין יכולים להשתמש בדומיינים (שמות מתחם) שיקדמו אותם טוב יותר ברשת האינטרנט. במקום להשתמש בסיומת רגילה, משרד עורכי הדין חגי ושות' קיבל דומיין חדש ומכובד, המשפר את סיכויו למשוך לקוחות מקהל היעד המוגדר.
כולנו חכמים בדיעבד
עם תום התהליך היינו כולנו מרוצים, אבל להפתעה הגדולה שקרתה אחר כך בהחלט לא ציפינו: יום לאחר ההעלאה לענן המחשב הראשי של המשרד קרס כולו ואלמלא היה מוגן ומגובה בענן, המשרד היה מאבד את כל החומר ושעות עבודה רבות היו יורדות לטמיון! בזכות הענן, חסך חגי מעצמו את ההתעסקות הרבה בשחזור ידני של החומר ומעוגמת הנפש העצומה והפגיעה שיכולה הייתה להיגרם לו וללקוחות המשרד.
הכותב, ברק למפיט, הוא שותף וסמנכ"ל פיתוח עסקי בחברת "Exsitu" ויועץ לארגונים בתחומי הענן. למידע נוסף היכנסו לאתר החברה.
