אין במידע המופיע באתר "*תקדין*" או בשירות הניתן למנויי האתר כדי להוות ייעוץ משפטי ו/או תחליף לייעוץ משפטי.
תקנות הארכיונים (ביעור חומר ארכיוני במוסדות המדינה וברשויות המקומיות) (תיקון) , התשע"ח-2018
|
בתוקף הסמכות לפי סעיף 18(א) לחוק הארכיונים, התשט"ו - 1955[1] (להלן- החוק), שהועברה אלי[2], ולאחר התייעצות עם מועצת הארכיונים העליונה לפי סעיף 18(ג) לחוק, אני מתקין תקנות אלה: |
|
||
|
תיקון התוספת השנייה |
1. |
בתקנות הארכיונים (ביעור חומר ארכיוני במוסדות המדינה וברשויות המקומיות), התשמ"ו– 1986[3] , בתוספת השנייה, אחרי "המרכז הרפואי תל-אביב, ע"ש סוראסקי ", יבוא: |
|
|
|
|
"רשות העתיקות"; |
|
|
|
|
|
|
|
תחילה |
2. |
תחילתן של תקנות אלה 30 ימים מיום פרסומן.
|
|
____________ התשע"ח
( ____________ 2018)
(חמ 3-82-ת1)
בנימין נתניהו
ראש הממשלה
דברי הסבר:
חוק הארכיונים, התשט"ו-1955 (להלן – "חוק הארכיונים") קובע כי בארכיון המדינה יופקד, בין היתר, חומר של מוסד ממוסדות המדינה או של רשות מקומית "שאינו צריך שימוש עוד ושלא ניתן לבערו לפי התקנות".
כמו כן בסעיף 12(א) נקבע כי:
"לא יבוער במוסד ממוסדות המדינה או ברשות מקומית חומר ארכיוני, אלא בהתאם לתקנות."
התקנות המסדירות את אופן הביעור של חומרים ארכיונים אלו תקנות הארכיונים (ביעור חומר ארכיוני במוסדות המדינה וברשויות המקומיות), תשמ"ו-1986 (להלן – "תקנות הביעור" או "התקנות").
בין היתר נקבע בתקנות הביעור כי חומר ארכיוני מסוג "תעודות שגרתיות" ניתן לביעור על ידי מוסד מדינה בתום תקופת ההחזקה המנויה לגביו בתוספת הראשונה לתקנות אלו ובכפוף לתנאים מסוימים המנויים בתקנות.
בנוסף, לגנז הסמכות לקבוע בהנחיות תקופות שמירה וביעור ליחידות מינהליות עבור סוגים של חומר ארכיוני.
על מנת לאפשר חיסכון במשאבים הנדרשים לשמירת חומר ארכיוני ניירי לתקופות ממושכות, מבחינת מקום אחסון ועלויותיו, תוקנו תקנות הביעור (ק"ת תשס"ח מספר 6658) בשנת 2008. בתיקון זה הוסף להן פרק שלישי1 אשר מאפשר למוסדות מדינה לבער חומר ארכיוני טרם המועד שנקבע לו בתוספת הראשונה או בהנחיות הגנז (למעט חומר ארכיוני אשר נקבע לגביו כי יישמר לצמיתות) וזאת אם סרק המוסד את החומר המיועד לביעור תוך עמידה בתנאים מסוימים הקבועים בפרק זה, כאמור בתקנה 14ב(א):
"סרק מוסד חומר ארכיוני, ונתקיימו בהעתק הסרוק של החומר הארכיוני התנאים המפורטים בתקנה 3א(א)(19 לתקנות העדות (העתקים מצולמים), התש"ל-1969 (להלן – תקנות העדות), בצירוף תיעוד לקיומם, וכן נתקיימו בהעתק הסרוק נהלים לביצוע סריקה, שיקבע המוסד, באישור גנז המדינה, תהא תקופת שמירתו של החומר הארכיוני 10 ימים מתאריך הסריקה ולאחר מכאן המוסד רשאי לבערו".
מכאן שעל מוסד המעוניין לסרוק חומר ארכיוני על מנת לבערו טרם חלוף הזמן המופיע בתוספת הראשונה לתקנות או בהנחיות הגנז, לעמוד הן בתנאים שנקבעו בתקנות העדות והן בנהלי הסריקה שקבע המוסד ושאישר גנז המדינה.
יצוין כי בהתאם לאמור בתקנה 14ג(א) החומר הסרוק יבוא בנעליו של החומר הארכיוני המקורי ויישמר בהתאם לתקופות האחזקה המנויות בתוספת השניה.
לדוגמא: אם נקבע שחומר ארכיוני מסוג מסוים צריך להישמר 15 שנים טרם ביעורו, האמור בפרק שלישי1 קובע כי המוסד יכול לסרוק את החומר האמור, לבער כעבור 10 ימים את החומר המקורי ולשמור למשך 15 שנים רק את הסריקות.
בהתאם לאמור בתקנה 14א רק מוסד המנוי בתוספת השניה לתקנות הביעור רשאי לנהוג בהתאם לאמור בפרק שלישי1 (הליך "ביעור לאחר סריקה".) ואכן בתוספת השניה לתקנות הביעור מנויים כבר מספר מוסדות המדינה אשר כבר קיבלו את אישור הגנז לביצוע הליך "ביעור לאחר סריקה" וזאת לאחר שהוכח כי הם עומדים בתנאים הנדרשים בתקנה 14ב(א) לעיל.
בתיקון זה אנו מבקשים להוסיף לתוספת השניה את רשות העתיקות אשר קיבלה את אישור הגנז כי היא עומדת בתנאים הנדרשים על מנת לאפשר לבצע הליך "ביעור לאחר סריקה".
כאמור, התיקון המבוקש יאפשר לרשות העתיקות לסרוק את החומרים הארכיונים שברשותה ואשר נקבעו לגביהם תקופות שמירה ממושכות ולאחר מכן לבערם ולשמור רק את העותקים הסרוקים ובכך לחסוך משאבים רבים.