מסמכים שוטפים, קבלות, קנסות, תעודות אחריות ועוד עשויים להיות יקרים מפז מבחינה משפטית ולקצר תהליכים בתביעות עתידיות. עו"ד תומר שובלי מסביר אילו סוגי מסמכים כדאי לשמור, מה היתרון שהם מקנים בתביעה כספית ומה עושים כדי לא לטבוע בניירת
אנשים רבים נוטים לזרוק חשבוניות, קבלות, תדפיסים ושאר מסמכים, אבל לא יודעים שמבחינה משפטית, בעתיד מסמכים אלה עשויים להיות יקרים יותר מפז.
לקבלת עדכוני חדשות, פסיקה וחקיקה ישירות למייל, לחץ כאן
איזה סוגי מסמכים כדאי לשמור? הרצוי הוא כי כל אדם ישמור על כל מסמך שהוא מקבל לידיו, מהלקוח הקטן אשר קונה פריט בחנות ומקבל עבורו קבלה ועד עצמאי אשר מעניק ביצוע עבודות לאחר. אין לדעת איזה מסמך נצטרך ובמה הוא עשוי לשמש אותנו בעתיד. במקרים מסויימים, כשנוצרות מחלוקות, מסמך בן 30 שנה עשוי להוות ראיה משפטית של ממש.
המסמכים נחלקים לשני סוגים: מסמכים שוטפים ומסמכים יחידניים. מסמכים שוטפים הם למסמכים שמתקבלים בקביעות כגון דפי בנק, כרטיסי אשראי, משכנתאות, קופות גמל וכו'. מסמכים יחידניים הם מסמכים שהתקבלו לאור אירוע בודד, כגון קבלה של מוצר שנרכש, מסמך מרשות הדואר, דוחות, קנסות, תעודות אחריות וכו'. מומלץ לשמור את שני סוגי המסמכים ולסדר אותם באופן שיאפשר שליפה מהירה שלהם במידת הצורך.
שמירה על כל סוגי המסמכים עונה על צורך שונה שעלול לעלות בעתיד. חשבונות שוטפים כגון ארנונה, גז, מים וחשמל מומלץ לשמור כדי להוכיח תשלום. מסמכים הקשורים לדירה כדאי לשמור במקרה של תביעה מול בעל הבית או המוכר. מסמכי תעסוקה חיוניים בבקשות דמי אבטלה, משכנתא או פיצויים. מסמכים פנסיוניים משמשים לבדיקות תקופתיות, חריגות ומעקב. מסמכי בנקאות יעילים למעקב שוטף ווידוא הוצאות-הכנסות. מסמכים של הוצאות גדולות מומלץ לשמור למטרת אחריות והצהרת הון (לעצמאיים בעיקר).
מקרה סבוך שהגיע למשרדי נפתר כהרף עין על ידי חשבונית פשוטה ששמר הלקוח. אותו אדם נעצר בגין חשד שביצע עבירות חמורות, אף שהוא טען כי באותה עת שאירעה העבירה, הוא נכח בעיר הרחוקה כ-35 ק"מ ממקום העבירה. חשבונית ברשת מזון ששמר הוכיחה שהוא לא נכח באירוע ומדובר היה במעצר שווא. מכאן ניתן ללמוד כי אין לדעת מתי יועיל לך כל מסמך אשר מועבר לידיך ולכן מומלץ לשמור על הכל.
חיסכון של שנים בבית המשפט
שמירת מסמכים היא דבר שאין להקל בו ראש. אם אדם נדרש להוכיח את חפותו או אם ברצונו לתבוע אחר, הוא זקוק למסמכים. מסמכים רלוונטיים מקצרים משמעותית את התהליך. קיימות תביעות כספיות במספר הליכים אותם ניתן להגיש לבית המשפט, כשבחירת ההליך המשפטי נקבעת בעיקרה על פי חומר הראיות שמצוי בידי הלקוח. אם מדובר באדם מסודר אשר שמר את כל המסמכים, יש באפשרותו להגיש תביעה בהליך של סדר דין מהיר, המותנה בכך שבידי התובע מצוי כל חומר הראיות. כמו כן קיים גם הליך מזורז הנקרא "סדר דין מקוצר" בו נחקר הנתבע עוד בטרם הגיש כתב הגנה, גם במקרה זה תנאי הסף להיכנס להליך נמדד על פי חומר הראיות המצוי בידי התובע. אם אין את כל חומר הראיות, יש להגיש תביעה רגילה ובקשות רבות לצווים עבור גילוי מסמכים – מה שמאריך את ההתדיינות המשפטית באופן משמעותי. משמע, אם עולות מחלוקות, שמירת מסמכים חוסכת שנים ארוכות של דיונים בבתי משפט.
דוגמא נוספת היא הודעה של דיירים לקבלן על ליקויי בנייה בדירה. הקבלן מחויב לטפל בליקויים או לפצות את הדיירים בתנאי שהם הודיעו לו על כך. אם הדיירים שלחו לקבלן הודעה על הליקויים בדירה אך לא שמרו את אישור המסירה שהקבלן אכן קיבל, האחרון יכול לטעון שהוא לא קיבל את המסמכים, ובית המשפט יפחית כשליש מסכום הפיצויים המגיע להם. כלומר, אם רוכש דירה דיווח על פי חוק המכר לקבלן, אך אין באפשרותו להוכיח זאת – ייתכן כי הוא יאבד עשרות עד מאות אלפי שקלים.
האם כדאי לשמור על מסמכים גם כשהם כבר לא רלוונטיים?
על מסמכים תמיד כדאי לשמור והם תמיד רלוונטים. אין לדעת מה יוליד יום ואם תאלצו לעשות שימוש במסמכים ששמרתם בקרטונים שבמזווה. אם אין ברירה וחייבים להיפטר מחלק מהמסמכים מסיבה זו או אחרת, המסמכים ה"פחות חשובים" שניתן לזרוק הם קבלות צרכנות, תלושי שכר ותדפיסי בנק, וגם במקרה זה מומלץ לשמור אותם שבע שנים לכל הפחות. קבלות על מוצרים שכבר אינם בשימוש גם ניתן לתעדף בתחתית החשיבות של שמירת המסמכים.
מקרה אחר שהגיע למשרדי עסק בפדיון מנייה שנרכשה ב-1959. ישנם מסמכים רעועים, בני למעלה מ-50 שנה, שבאמצעותם יש ניסיון משפטי לפתור מחלוקת על מליוני שקלים. איש כמובן לא ידע שבעתיד אותו מסמך יהיה שווה כל כך הרבה כסף.
כיום יש מגוון דרכים לשמור על מסמכים ביתר קלות, על ידי חשבונות במייל, סריקת מסמכים למחשב, סיווג מסמכים לתיקיות ממוחשבות ועוד. כל אחד ימצא את הדרך הנוחה לו, העיקר לשמור על המסמכים.
לסיום, מקרים רבים המגיעים לבתי המשפט בעקבות מחלוקות וסכסוכים יכלו להסתיים ביתר קלות ומבעוד מועד אילו רק היו נשמרים המסמכים הרלוונטיים. שמירת מסמכים אינה עניין של מה בכך והיא מהווה ראיה לכל דבר. היו מסודרים, שמרו על מסמכים רלוונטיים וכך תהיו מכוסים משפטית מפני מחלוקות שעלולות לצוף בעתיד.
